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Gestione del tempo: gli errori che accorciano le tue giornate. Li commetti anche tu?

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Gestione del tempo: gli errori che accorciano le tue giornate. Li commetti anche tu?

Alessandro Mazzù
Gestione del tempo: gli errori che accorciano le tue giornate. Li commetti anche tu?

168 sono le ore che una settimana mette a nostra disposizione. Non sono poche!

Una cinquantina, però, se ne vanno via tra una dormita e l'altra.

Un'altra trentina di ore è invece dedicata ai pasti, alle docce, agli spostamenti e alle commissioni più minute.

Un'altra trentina di ore, su per giù, in forma variabile, dovrebbe invece essere assegnata al tempo libero, da passare possibilmente con i propri cari, meglio se all'aria aperta, ancora meglio se in movimento.

E poi, vogliamo davvero lasciare solo soletto il nostro divano, per tutta la settimana?

Insomma, alla fine della fiera, a disposizione del nostro lavoro restano circa una cinquantina di ore: in molti ne lavorano di meno, assegnando più ore al tempo libero, altri, invece, ne lavorano parecchie di più, sottraendo tempo ai propri hobby, al proprio sonno e alla propria famiglia.

In tutti i casi, si tratta di fare delle scelte, partendo dal presupposto che il tempo a nostra disposizione è sempre uguale: non avremo mai delle ore aggiuntive, dei bonus da aggiungere a fine settimana per allungare di una decina di ore il nostro calendario settimanale.

Non ci resta, quindi, che imparare a gestire al meglio il nostro tempo.

Cosa fare per gestire meglio il proprio tempo?

Ottimizzando la tua giornata lavorativa, infatti, riuscirai a essere più produttivo, a gestire più task e più clienti, il tutto avendo a disposizione più tempo libero, per stare con i tuoi amici, con i tuoi figli, per correre al parco o per pettinarti la barba.

Ma cosa si deve fare per migliorare la gestione del tempo, e quindi per far fruttare al massimo, sotto tutti i punti di vista, quelle 168 ore che abbiamo a nostra disposizione ogni settimana?

Beh, prima di tutto è necessario imparare a tagliare gli sprechi. Sì, perché – e mi sento davvero d'un tempo saggio e vecchio a dirlo – il risparmio è il primo guadagno. Ancor prima di iniziare a sforzarti per ‘guadagnare’ del tempo, quindi, dovresti imparare a risparmiarlo, e quindi a non commettere errori fatali nella sua gestione quotidiana.

Oggi, dunque, voglio elencarti quelli che sono i più comuni e diffusi errori che si fanno generalmente nella gestione del tempo. Buona lettura!

Errori nella gestione del tempo: come riconoscerli e come evitarli

1- Programmazione insufficiente

Errori nella programmazione del proprio tempo

Cospargere la scrivania e lo schermo del tuo pc di post-it colorati non è un buon modo per programmare la tua settimana e per ottimizzare la gestione del tempo, come non lo è neppure annotare le incombenze sul dorso delle mani. Il primo passo per tagliare lo spreco di tempo è quello di scegliere uno strumento efficace per la sua programmazione meticolosa e sfruttarlo al meglio.

Puoi scegliere tu quale accessorio utilizzare: se sei un tipo all'antica puoi affidarti al buon vecchio calendario settimanale da tavolo, nel quale segnare, settimana dopo settimana, all'orario più congeniale, le varie task, gli appuntamenti, le scadenze e così via. Se invece hai abbandonato da tempo carta e penna, puoi trovare degli alleati perfetti nelle varie applicazioni disponibili in rete, da Google Calendar in poi.

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2- Non distinguere tra attività leggere e attività gravose

Tips per gestire meglio le attività lavorative

Molto probabilmente non hai avviato ieri la tua attività. Dunque sai benissimo che ci sono cose da fare che richiedono poco tempo e poco sforzo, e altre attività, invece, che per loro natura richiedono un impegno notevole sia in termini di ore che di energie.

Maggiori info Come gestire più clienti contemporaneamente senza impazzire Post Francesco Ambrosino Un esempio? Nella tua quotidiana lista to-do potrai trovare delle azioni come 'scrivere a Marco per pianificare call', 'organizzare presentazione', 'pubblicare post su LinkedIn', 'Fare Audit SEO cliente', 'pagare fornitori' e 'scrivere discorso intervento conferenza'.

Si tratta di attività diversissime, le quali non possono essere messe sullo stesso piano.

Assegnando la stessa importanza a queste azioni, molto probabilmente, finirai per organizzare in modo errato la tua giornata, non riuscendo a portare a termine le azioni più gravose – finendo così, inevitabilmente, a posticiparle nel tempo. E questo ci porta dritti al prossimo errore.

3- Procrastinare le attività più difficili

Errori frequenti di time management: la procrastinazione

Nessuno ha voglia di affrontare le attività più difficili, più noiose, più fastidiose. Per questo si finisce spesso per procrastinarle, anticipando attività più divertenti, più leggere, caratterizzate da una più immediata soddisfazione.

Il fatto di procrastinare, però, ci porta inevitabilmente a rimescolare il nostro calendario, e quindi ad aumentare la probabilità di ritrovarsi in ritardo, con dei lavori fatti di fretta e magari sotto stress.

Molto meglio, invece, fare il contrario, e quindi anticipare le task più difficili, affrontandole nei primi giorni della settimana o nelle prime ore della mattina: una volta portata a termine quelle attività, ti sentirai estremamente soddisfatto, con la consapevolezza che da lì in poi sarà un gioco da ragazzi.

4- Non organizzare le pause

Come gestire le pause nella tua giornata lavorativa

Non siamo degli automi. Per lavorare al massimo dobbiamo fare delle pause. E bada bene, non è una tua scelta: il tuo cervello non può lavorare a mille per tutta la giornata. Per questo diventa fondamentale organizzare delle pause da rispettare rigorosamente. La famosa tecnica del pomodoro, per esempio, prevede una pausa di 5 minuti per ogni mezzora lavorata, laddove altri metodi per l'ottimizzazione del tempo prevedono un lavorio intenso per 2 ore e mezza per poi godersi una mezz’ora piena di pausa. Sta a te scegliere quale tecnica utilizzare: l'importante sarà organizzare le pause nello stesso modo in cui organizzi il lavoro. In caso contrario, le possibilità sono due: o le pause non organizzate saranno continue e prolungate, o saranno del tutto assenti, dimezzando le tue performance e quindi la qualità del tuo lavoro.

5- Pensare di essere multitasking

Un errore frequente nella gestione delle proprie giornate è il multitasking

Come ho detto sopra, non sei un automa. Il tuo computer e il tuo smartphone possono fare più azioni contemporaneamente e farle bene, perché sono multitasking. Tu non lo sei. Forse ti illudi di esserlo, e per questo continui a buttare giù codici mentre sei al telefono con un cliente. Ma non è così: nel momento in cui cerchiamo di portare avanti due attività contemporaneamente, finiamo per impiegare più tempo del dovuto, restituendo in ogni caso dei lavori mediocri.

6- Guardare ingenuamente al tempo

Quanto tempo hai a disposizione ogni giorno per lavorare?

Maggiori info Harvest: come gestire un progetto in modo efficiente Post Jessica Fraccaroli

Arrivi in ufficio alle 9 in punto ed esci per pranzo alle 13. La matematica non è un'opinione: a tua disposizione ci sono 4 ore. Ma questo vuol dire davvero che riuscirai a incolonnare una dopo l'altra 4 attività da un'ora l'una? Siamo seri: più probabilmente, riuscirai a portare a termine 3 attività da un'ora l'una, alle quali magari aggiungere qualche compitino più breve, come rispondere a qualche email o emettere una o due fatture. Sì, perché in quelle 4 ore dovrai accendere il computer, attendere qualche eventuale aggiornamento, salutare eventuali colleghi, rispondere a una telefonata d'urgenza, cercare quel file finito chissà dove, richiedere delle informazioni aggiuntive per affrontare una particolare task. Non si tratta mai, insomma, di 4 ore reali di lavoro!

7- Dire sempre di sì

Gestisci le tue priorità: cosa puoi effettivamente portare a termine

Gestire il tempo significa anche guardare senza filtri le ore a propria disposizione e, in base a queste, capire cosa possiamo effettivamente fare e cosa no. Vecchi clienti che si riaffacciano all'orizzonte, nuovi clienti con lavori intriganti, colleghi scaricabarile, capi che, all'avvicinarsi delle scadenze, raddoppiano il carico di lavoro... come abbiamo visto all'inizio, le ore a disposizione all'interno di una settimana sono sempre 168, e il margine di movimento, oltre un certo limite, è davvero sottile.

Dire sempre di sì e non imparare a dire di no quando serve, dunque, è un errore che si può pagare a caro prezzo!

8- Pensare che essere sempre occupati – o sentirsi tali – sia normale

Essere sempre sommerso di lavoro indica un errore nella gestione del tuo tempo

Essere sempre occupati, e quindi correre tra un cliente e l'altro, non avere un attimo libero e continuare a ripetere a destra e manca 'sono presissimo' non è un sintomo di benessere lavorativo, e non è nemmeno un sinonimo di successo. No, è invece uno status symbol. E, se posso, aggiungo che è anche stupido. Ci sono tantissime persone convinte che, più siamo occupati, più siamo arrivati, più abbiamo successo. Ma non ha senso! Esistono per tutti, indubbiamente, dei periodi più impegnativi, durante i quali, per errore o per scelta, si finisce per dover fare i salti mortali, sacrificando gran parte del proprio tempo libero. Ma questo, alla lunga, non può che far del male alla nostra attività e al nostra vita personale. Per questo motivo, insomma, non bisogna – magari inconsapevolmente – vantarsi dell'essere sempre occupati. Un professionista che è sempre di corsa, che non trova il tempo per trovare il fiato, è un professionista che sta sbagliando qualcosa!

9- Non pensare il giorno prima alle attività del giorno dopo

Pianifica il giorno prima le attività di domani per risparmiare tempo!

Il mattino ha l'oro in bocca? Sì è vero, a patto di aver dedicato qualche minuto della sera prima all'organizzazione di tutte le attività da affrontare. Vuoi ottimizzare la gestione del tuo tempo eliminando gli sprechi? Maggiori info Come impostare un mindset per raggiungere i propri obiettivi: 6 + 10 step Post Alessandro Mazzù   Allora ti consiglio di dedicare gli ultimi istanti delle tue giornate lavorative, prima di spegnere il pc, alla programmazione dell'indomani. Sì, perché quando arriviamo in ufficio la mattina siamo addormentati, freddi, non siamo ancora entrati nel giusto mood, e quindi stentiamo a partire. Questo vale pressappoco per tutti. Ecco allora che la sera prima, quando sei nel giusto mindset, dovresti dedicare qualche minuto al controllo e alla pianificazione meticolosa delle azioni da fare il giorno successivo. Provaci, non tornerai più indietro!

10- Non stabilire delle chiare priorità

Per gestire efficacemente il tuo tempo fissa i tuoi obiettivi

Chi non stabilisce a monte delle priorità non può che finire per essere trascinato dagli eventi, agendo dunque in base alle urgenze del momento. Per non lasciarti trascinare nel gorgo delle più urgenti impellenze, devi imparare a fissare degli obiettivi e, in base a questi, delle priorità intorno alle quali organizzare le tue giornate.

Ora non ti resta che mettere in pratica questi consigli e ottimizzare la gestione del tuo tempo!

Quali altri errori nel time management di un professionista consideri fatali?

Scrivili qui sotto, ne discuteremo insieme.

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Alessandro Mazzù
Superstar

Sa tutto... o quasi.

Consulente di web marketing, formatore, autore e podcaster. Nel tempo libero mangio pizza e sushi (a volte insieme!), scatto foto con il mio iPhone e mi pettino. La barba.
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Commenti

2000
Luca Carchesio
Esperto

Offre preziosi consigli e dà profondità alla conversazione.

Ciao Alessandro, la gestione del tempo è un aspetto fondamentale e non organizzarlo correttamente significa perdere denaro e tempo prezioso specialmente in un settore come il nostro dove le attività, essendo digitali, sono molto spesso impalpabili. Penso che uno degli errori madornali sia proprio procastinare che citi nel punto 3. Procastinare le attività difficili significa rimandare spudoratamente ciò che richiede una dose di attenzione alta. Nella mia personale visione tendo sempre ad eliminare subito le attività che richiedono maggiore concentrazione così da essere più "libero". Il Time Management aimè influisce negativamente sul business quindi non saper organizzare il tempo significa guadagnare di meno!
Alessandro Mazzù
Superstar

Sa tutto... o quasi.

Luca Carchesio
Assolutamente d'accordo con te. Spesso nelle aziende la gestione del tempo è uno degli aspetti che incidono maggiormente sulla produttività.

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