Smart working: 9 tool per lavorare da remoto

Giovanni Giaccio

Sep 25, 202012 min read
Smart working: 9 tool per lavorare da remoto

Me lo ricordo quel magico periodo in cui tutti credevano che aprire un e-commerce fosse pratico, veloce, poco costoso. Soprattutto, pareva che gestire uno store online fosse semplice e fattibile addirittura da una spiaggia. L’immaginazione volava in fretta: lettini, cocktail, laptop abbandonati e lo scrosciare delle onde di sottofondo. Poi… beh, poi quella bolla è scoppiata ed è venuto fuori che gestire un negozio online richiede sforzi e sacrifici, tanto quanto un’attività tradizionale. Gli store online hanno affittato spazi e uffici, come qualsiasi altra società. Alla fine, la pandemia. Un altro sogno si è infranto e, oltre alla tragedia umana ed economica, si è aggiunto il trauma di dover lavorare in casa. Abbiamo dovuto familiarizzare con il remote working e con lo smart working.

Cos’è esattamente lo Smart Working?

Stando al Ministero del Lavoro Italiano, lo Smart Working non è altro che una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

Descritto in burocratese pare quasi che una politica di lavoro agile non faccia altro che autorizzare il proprio team all’anarchia totale. In realtà introdurre lo smart working non è altro che la possibilità di poter lavorare da casa (o da qualsiasi altro posto) senza dover raggiungere necessariamente la propria sede aziendale, pur rimanendo produttivi, e mettendo il collaboratore in condizione di prestare il proprio servizio senza tenere conto delle ore; in altre parole, quello che importa è raggiungere gli obiettivi.

Descritto in burocratese pare quasi che una politica di lavoro agile non faccia altro che autorizzare il proprio team all’anarchia totale.

La definizione di legge dello smart working per capire cos'è

In realtà introdurre lo smart working non è altro che la possibilità di poter lavorare da casa (o da qualsiasi altro posto) senza dover raggiungere necessariamente la propria sede aziendale, pur rimanendo produttivi.

Come riportato nel capitolo a tema di “Mobile Working”, libro di firma di Cristiano Carriero, uno studio dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, infatti, dimostrerebbe che non solo il 40% dei lavoratori potrebbe lavorare al di fuori dell’azienda e rispettare le proprie mansioni, bensì che questa pratica porterebbe benefici:

  • Al business, con una riduzione dei costi e un miglioramento della produttività;

  • Al lavoratore, con un miglioramento generale della qualità della vita e un risparmio pro capite di 450€;

  • All’ambiente: 1,5 milioni di tonnellate all’anno di CO2 in meno.

La differenza tra remote working e smart working

Gli effetti della pandemia, come ben saprai, hanno toccato diverse aziende, costrette quindi ad operare da casa e generando un falso luogo comune: il remote working è uguale allo smart working. 

No. Niente di più falso!Il remote working (o telelavoro) non è altro che il lavoro a distanza ovvero lo svolgimento di tutte le regolari attività in una sede diversa da quella aziendale.

Lo smart-working, invece, permette al lavoratore di prestare servizio per un numero variabile di ore affinché riesca a raggiungere l’obiettivo di progetto, a chiudere determinate task o operazioni. 

Se fai smart working non conta quando e quanto lavori, ma come lo fai!

Lo Smark working in Italia

Dati aziende italiane in cui si può lavorare in modalità smart working

È sempre l’Osservatorio del PoliMi a scattare una fotografia dello status-quo in Italia. Il nostro Paese, pur subendo sempre gli effetti del radicato luogo comune che ci vede come ritardatari riguardo certi trend tecnologici, sembra essersi adattato abbastanza bene al lavoro agile.

Il 56% delle grandi aziende italiane, nel 2017, ha adottato politiche di smart-working, seguito da un modesto 24% delle PMI e dal 9% delle PA. Quest'ultimo dato è in linea con le aspettative, se si considera che spesso gli impiegati della Pubblica Amministrazione sono tenuti ad interfacciarsi con il cittadino. Insomma: la presenza in ufficio è una conditio sine qua non.

E che dire di quei manager avveduti che hanno sposato questa pratica? Il 39% degli intervistati dall’Osservatorio si è detto soddisfatto, con un senso di benessere che pervade anche i responsabili di questi stessi team: il 40% dei capo-area è convinto dei benefici del lavoro smart.

Ma come puoi introdurre il lavoro agile nella tua azienda? Come rendere i tuoi collaboratori più soddisfatti, sciogliere le catene che li legano alle loro postazioni, senza comprometterne la produttività, e alleggerendo il bilancio della tua azienda?

Per rendere possibile questo scenario, e permettere quindi ai tuoi dipendenti di lavorare da remoto, da casa, da un coworking o da qualunque bar, devi dotare il tuo team di alcuni strumenti in grado di eliminare ogni distanza fisica.

Con i tool giusti, infatti, è possibile lavorare online come se ci si trovasse nello stesso ufficio dei propri colleghi

Come fare smart working: i tool giusti

Quali sono i migliori strumenti per lavorare da remoto?

È bene essere espliciti: non tutti i business sono pronti per garantire il lavoro agile e non tutti i dipartimenti possono usufruirne.

È difficile immaginare un addetto al confezionamento lavorare da casa, così come è arduo pensare che un ufficio amministrativo possa essere operativo da remoto se l’azienda non si dota di un cloud aziendale. [community-related src="https://it.semrush.com/blog/come-creare-workflow-seo-facile-gestire-2-tool/"]

Ci sono degli strumenti che sono imprescindibili e senza i quali non puoi impostare un flusso di lavoro ben organizzato.

Fermo restando che esistono un’infinità di software e di applicazioni che puoi usare a tuo favore, non mi sentirei a mio agio se ti consigliassi applicativi che non conosco. La lista che ho preparato per te, così come i consigli che troverai qui sotto, sono frutto sia della mia esperienza come freelance che del mio lavoro a YourTarget, agenzia di digital marketing specializzata proprio in inbound marketing e digital transformation, che vede tutto il team lavorare da remoto.

Insomma: ti racconterò concretamente cosa usiamo e come usiamo gli strumenti per fare smart working in azienda.

1. Google Drive

I file. Senza di loro è impossibile immaginare qualsiasi tipologia di lavoro d’ufficio. Una volta esistevano gli archivi, poi sono arrivati i computer e con loro gli hard-disk esterni. Le aziende settimanalmente effettuavano back-up su supporti fisici che andavano custoditi come il più antico cimelio di famiglia.

Oggi, la maggior parte dei business hanno già investito in NAS e server aziendali, ma va a finire che stai ignorando la soluzione più pratica, comoda e facile da usare: il cloud di Google.

Crea e condividi file con Google Drive

Accessibile da qualsiasi piattaforma o sistema operativo, da browser o app, Drive ti permette di archiviare tutti i tuoi file, consentendo al tuo team di lavorarci contemporaneamente anche da più dispositivi.

Utilizzando Documenti di Google potrai creare un nuovo file doc (un word, in buona sostanza) che si salva automaticamente, può essere condiviso con i tuoi colleghi (senza passaggio di pennette e senza riempire le caselle e-mail dei colleghi), lasciandoti addirittura vedere le modifiche che vengono effettuate live.

I documenti di Google Drive

Che sia una presentazione Power Point, un foglio Excel o un semplice testo, tu e i tuoi collaboratori potrete lavorarci insieme anche dai poli opposti dell’universo.

2. Google Calendar

Organizzare l’asset lavorativo è la parte più complicata per un team, sia se vai tutti i giorni in ufficio sia se lavori dal bar sotto casa. Per alcuni dipartimenti e per certe aziende è importante tenere a mente scadenze comuni, appuntamenti o meeting.

Non temere. Santo Google è pronto ancora una volta ad entrare in tuo soccorso. Calendar è lo strumento che cercavi, in grado di sostituirsi al planner, all’agenda, al vecchio calendario da tavolo, potrai inserire appunti, riunioni, segnare le ferie o le assenze di un membro del team, in un calendario condiviso che tu e i tuoi colleghi potete tenere sott’occhio dal browser o su device, direttamente usando l’applicazione del calendario che rimane sempre sincronizzata.

Com organizzare gli appuntamenti quando si lavora da remoto: Google CalendarGoogle Calendar: un calendario condiviso con i colleghi

Pianifica un meeting con Google CalendarCon Google Calendar puoi pianificare meeting con il tuo team

Un tool ancora più pratico?

Marketing Calendar di SEMrush: pianifica tutti i task del tuo team!

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3. Trello

Come gestire, nella pratica, un flusso di lavoro? Recentemente, dopo aver provato Teamwork e Workast, noi abbiamo scoperto Trello. Trello è un software per il task-management che ti permette di gestire la tua to-do-list e tenere traccia di tutte le cose da fare, giorno per giorno.

Trello per la gestione del lavoro da remoto con un team

Puoi creare delle vere e proprie bacheche, suddividendo le task per progetto, cliente o stato delle attività, assegnarle ai tuoi colleghi, inserire descrizioni e commenti, allegare file.

E che dire di quei progetti che prevedono tutte le forze in campo? Facile, puoi usare delle check-list che dividono l’intero progetto in percentuale, presentando una barra di avanzamento che si colora, man mano che ogni responsabile della task porta a termine il suo compito.

Le checklist di Trello

Infine, sento di dover spendere due parole anche sui Power-up: bot o plugin che migliorano la tua esperienza in Trello, aggiungendo funzionalità. Un esempio? Puoi inserire un Gantt di progetto in una board per tenere a mente ogni fase del lavoro oppure collegarlo al tuo calendario Google e sincronizzare la tua agenda personale con quella lavorativa.

Teamgantt per Trello

Fico no?

4. Slack

Di software di messaggistica istantanea ne esistono un’infinità. Posto che usare Whatsapp o Telegram sul lavoro dovrebbe essere vietato (quasi legalmente!), ogni azienda sceglie il software che più si adatta alle proprie esigenze.

Nel tempo, però ho provato gioie e dolori di diversi software, finché Slack mi ha colpito dritto al cuore. Slack infatti è un software di messaggistica che nasce proprio per i gruppi di lavoro. Oltre a permetterti di chattare privatamente con i singoli colleghi (e quindi di telefonargli usando la tecnologia VoIP), Slack ha la possibilità di creare dei canali ovvero delle chat di gruppo che puoi suddividere per progetto o cliente.

Oltre a scambiare messaggi, potrai usare Slack per caricare file utili per il lavoro e collegarlo alle app di task-management (come Trello) facendo in modo che, completata una task, Trello invii un segnale al canale di riferimento. Puoi gemellare i due tool, praticamente!

Tieni a mente inoltre che puoi avere sia canali aperti che chiusi, impedendo a determinati membri di leggere (o di vedere) quello che viene scritto in quel canale.

Infine potrai agganciare Slack ai principali software che gestiscono le chat collegate ai siti web. Sì, hai capito bene: se sul tuo sito hai installato uno di quei plugin per chattare con gli utenti che visitano il tuo sito, puoi collegare quella chat al tuo Slack e gestire il tutto da un unico posto.

5. Hangout Meeting, Zoom o Skype

E che dire degli incontri con i clienti o delle riunioni? Beh, Slack, nella sua versione premium, tra le varie feature, prevede anche le call di gruppo, ma se non hai budget sufficiente per fronteggiare un investimento simile puoi appoggiarti allo storico Skype, a Zoom o ad Hangout, che ti consentono di fare videochiamate e condividere lo schermo.

Hongout

Se organizzi spesso meeting online, vale la pena valutare anche Meet di Google. Incluso nella suite di GSuite, il servizio multi piattaforma per aziende di Google, Meet ti lascia organizzare delle riunioni direttamente dal Google Calendar, di cui ti ho parlato prima, generando un link per te e i tuoi ospiti, che ti permetterà di partecipare senza alcuna iscrizione, sia da mobile che da PC.

Google Meet per le riunioni, perfetto per chi lavora da remoto

6. Notes by Nebo

Lavorare in smart-working può significare dover partecipare a riunioni o a video-call e ritrovarsi con il taccuino pieno di appunti da dover trasformare in un doc, che poi dovrai mettere su Drive e condividere con i tuoi colleghi. Un processo lungo che spesso ho fatto a fine giornata, con notevoli ritardi, e che causa inquinamento (ho 20 taccuini in un cassetto della scrivania!).

Ecco perché, da quando ho comprato un iPad, sto cercando di ottimizzare anche questo aspetto. Ho scoperto così Nebo, un app che ti permette di trasformare il testo scritto con la pencil, a mano, in testo editabile. Con un tap sullo schermo, i miei geroglifici diventano facilmente un battuto in Word, gli schemi abbozzati uno schema perfetto e pulito (in JPG) e gli schizzetti (che in genere faccio per capire che forma avrà una landing), delle immagini che posso passare al team o tenere per promemoria.

Se, come me, trovi che scrivere a mano ti aiuti a far fluire le idee, ma, allo stesso tempo, non riesci a trasformare i tuoi appunti in testi ordinati, questo tool è quello giusto per te. La base è free per sempre!

7. CamScanner

Cosa succede se dalla tua casa in campagna, vuoi mandare una scansione di un documento ai tuoi colleghi o a un cliente? Semplice! Scatti una foto e poi la ritagli, sperando che non perda di definizione, la alleghi alla mail e spedisci il tutto. 

CamScanner nasce proprio per impedirti di fare questo tipo di taglia e cuci, impedendoti di perdere la pazienza inutilmente. In pochi istanti puoi avere la copia PDF del tuo documento digitalizzato in ottima qualità, con un bianco e nero perfetto. Un’applicazione semplice, veloce e comoda che trasforma il tuo smartphone in uno scanner portatile. Anzi, tascabile!

8. Il CRM di HubSpot

Non potevamo non pensare ai clienti. Perché sì, puoi avere il miglior flusso di lavoro, ma, senza clienti, non fatturi e, beh, vai a gambe all’aria.

Come gestire i tuoi clienti al meglio in modalità smart working? Come interfacciarti con le vendite se i tuoi sales lavorano da remoto? Sicuramente usando un Customer Relationship Management Software, ovvero un programma che ti permette di avere una scheda dettagliata del tuo cliente, associandolo a task, ma anche di segmentare il tuo pubblico per conoscerlo al meglio.

Io ne ho testati diversi fino a quando ho scoperto quello di HubSpot che, già nella sua versione gratuita, ti permette di creare form personalizzati (per la lead-generation), di creare delle chat sul tuo sito, avere un calendario da linkare ai tuoi clienti per permettere loro di scegliere il momento migliore per riceverti o vederti online.

Il CRM di Hubspot

Il CRM, inoltre, è lo spazio in cui puoi inserire note sul cliente, in cui fare debrief sui clienti a termine di riunioni e incontri, allegare file correlati e molto altro ancora.

E per gestire i social con il tuo team?

Prova Social Media Poster di SEMrush!

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9. Revolut

Sia da freelance che da collaboratore di agenzia, spesso mi è capitato di avere problemi nel dover rendicontare le spese, quando si parla di consulenze in sede, visite e appuntamenti. Nello specifico, per me, il problema era quello di conservare le ricevute per poi associarle alle transazioni della carta di credito. Un disastro!

Da qualche tempo, perciò, ho scoperto Revolut. Oltre a dare notevoli vantaggi in termini di costi (si tratta di una fintech che sta abbattendo alcuni must delle banche tradizionali), questa applicazione permette di avere un controllo ottimale e istantaneo delle spese, dividendo i costi in tipologia (viaggi, ristoranti e così via), aiutandoti a rendicontare i costi velocemente cosicché tu possa tenere un registro spese, senza doverti mettere necessariamente al PC o comunque, doverti prendere 15 minuti per fare questo check.

Smart working, non solo tool: be human!

Il segreto per lavorare in modalità smart working in modo efficace

Me lo ricordo quel magico periodo in cui tutti credevano che aprire un e-commerce fosse pratico, veloce, poco costoso. Soprattutto era comune opinione che gestire uno store online fosse semplice e fattibile addirittura da una spiaggia. A tutti gli amanti del caldo sarebbe piaciuto passare le giornate sul lettino, laptop sul tavolino (gli smartphone, che allora erano i palmari, non erano ancora così funzionali e i tablet un'utopia) a fare poche semplice cose.

Poi… beh, poi quella bolla è scoppiata ed è venuto fuori che, per gestire un negozio online, non c’era bisogno solo di pensare al prodotto in sé per sé, ma bisognava immaginare una strategia di contenuti che toccasse il blog, riguardasse i social e includesse siti di terze parti. Puff, quel sogno era sparito. E così è arrivato a farci brillare gli occhi lo smart working.

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Come ha detto Matteo Pogliani durante l'ultimo Digitalklive, parlando di influencer marketing:

Il miglior tool da usare è il nostro "cervellino”. Non lo dimenticare mai.

Gli strumenti che oggi un’azienda ha a disposizione per lavorare in modo smart sono infiniti. Alcuni gratis altri a pagamento, ma ciò che devi fare per lavorare proficuamente da remoto è usare il cervello.

Organizza la tua agenda e cerca di lasciare uno spazio settimanale per una call di gruppo in cui confrontarti con il team o almeno con i tuoi colleghi più stretti, per fare il punto della situazione.

Marketing Calendar

Un solo tool per pianificare tutte le tue attività di marketing!

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I software, l’automazione, le chat, i bot ci faciliano la vita ma non possono salvare il mondo (per ora). La comunicazione interpersonale assume un ruolo sempre più importante, soprattutto se lavori da remoto.

Ricordati delle tue task, spuntale, ma soprattutto non ti scordar di loro. Solo perché i tuoi colleghi non li vedi tutti i giorni non vuol dire che valgano di meno. Un collega non manda notifiche, ma ti salva, ti spalleggia, ti protegge.

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Giovanni GiaccioCopywriter, appassionato di storytelling e local marketing. Curo progetti di Inbound e Content Marketing per YourTarget, agenzia specializzata. Ho inoltre il piacere di collaborare con altre realtà, più o meno piccole, come copywriter freelance e content marketer. Nel tempo libero, mi alleno, mangio libri e divoro serie tv. Non appena posso, zaino in spalla e macchina fotografica alla mano, visito posti e catturo immagini che diventano #storieinunafoto.
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