Email Outreach: come inviare email che convertono

L'Email Outreach è una parte essenziale di qualsiasi strategia SEO ed è un'abilità che devi sviluppare se vuoi superare i tuoi concorrenti.

Tradotto anche come "email di sensibilizzazione", è un modo collaudato per creare backlink e ottenere copertura da blogger e giornalisti per costruire autorità attorno al tuo brand.

Ma in questo processo c'è molto di più che mettere insieme velocemente un'email e inviarla.

In questa guida, ti condurremo attraverso l'Email Outreach dall'inizio alla fine, approfondendo in particolare:

Che cos'è l'Email Outreach?

L'Email Outreach è una tattica comune utilizzata per creare link a supporto di una strategia SEO.

In breve, è il processo per trovare potenziali contatti rilevanti per promuovere i tuoi contenuti (o la tua attività e le sue persone) e raggiungerli per persuaderli a collegarsi al tuo sito Web.

Potrebbe sembrare semplice, all'inizio, ma nell'attività di Outreach c'è molto di più di quanto non sembri a prima vista.

In effetti, il motivo per cui molte campagne di Email Outreach falliscono è che non esiste un processo concreto che può essere messo in atto per assicurarsi il successo.

Ma non è nemmeno un segreto che l'Outreach sia ampiamente frainteso e che spesso ottiene una cattiva reputazione per le ragioni sbagliate.

Le email di sensibilizzazione o contatto sono spesso considerate spam dai destinatari perché tanti marketer non riescono a mettere in atto questo processo nel modo giusto e inviano email alla cieca a quante più persone possibile, indipendentemente dal fatto che siano o meno interessate.

E questo è l'approccio totalmente sbagliato da adottare.

L'Email outreach non è spam. Si tratta di ricercare attentamente le persone che potrebbero trovare veramente utili i tuoi contenuti, condividerli e chiedere loro di intraprendere un'azione se apprezzano ciò che vedono.

Ma molti sbagliano questo processo, e probabilmente molti di noi sono stati destinatari di una cattiva email di outreach.

Per mostrare un esempio, dai un'occhiata a quanto segue:

Questa era un'email di outreach inviata a un rivenditore di giocattoli per bambini. Ma è stata inviata da un'azienda che chiedeva un link a uno dei loro post di marketing e SEO. 

Francamente, non c'è da meravigliarsi che l'outreach abbia una cattiva reputazione quando email come questa vengono inviate alle aziende. 

Per cominciare, chiedere a un rivenditore di giocattoli per bambini di linkare un articolo sul marketing non ha senso, specialmente se si tratta di un articolo sulla Disney. 

E in secondo luogo, un link a questa azienda da un blog di marketing ha altrettanto poco senso.

Questo è un chiaro esempio di outreach fatto male e una dimostrazione di cosa non fare. 

Le regole d'oro per fare Outreach

Per vedere il successo dei tuoi sforzi di outreach, ci sono un certo numero di "regole d'oro" che devi seguire. Queste sono:

Qualità più che quantità

Concentra i tuoi sforzi per raggiungere quelle persone che puoi giustificare come potenzialmente interessate a linkare il tuo contenuto. Non "sparare alla cieca", ovvero inviare email a quante più persone possibile e sperare che qualcuno ti linki.

Aggiungi valore

La tua attività di outreach dovrebbe dimostrare chiaramente che il tuo contenuto aggiunge valore alla persona a cui ti stai rivolgendo e al suo pubblico. Se non puoi fare questo, c'è una buona possibilità che tu non debba inviare la tua email.

Comunica chiaramente la tua richiesta

Se un destinatario non riesce a capire chiaramente cosa vuoi che faccia dopo aver ricevuto la tua email, devi assicurarti che questo venga comunicato meglio.

Sii sempre chiaro su quale azione ti aspetti che il destinatario intraprenda.

No Spam!

Potrebbe sembrare buon senso, ma se non puoi giustificare il motivo per cui stai inviando un messaggio a qualcuno, considera di non farlo.

Perché l'Email Outreach è una parte importante della tua strategia di link building?

Le Linee guida per i webmaster di Google affermano chiaramente che:

Il modo migliore per convincere altri siti a inserire link pertinenti e di alta qualità al tuo è creare contenuti unici e pertinenti che possano naturalmente guadagnare popolarità nella comunità di Internet. La creazione di buoni contenuti ripaga: i link sono solitamente voti redazionali dati per scelta e più contenuti utili hai, maggiori sono le possibilità che qualcun altro trovi quel contenuto prezioso per i suoi lettori e lo linki.

Ma quello che chiunque abbia esperienza nella link building e nella SEO ti dirà è che la maggior parte delle aziende non può adottare un approccio "crea e arriveranno", perché questo non accadrà.

Pochissimi marchi e aziende sono in grado di pubblicare contenuti e farli linkare da altre persone. Devono promuoverli, e l'outreach è il modo in cui farlo: devi portare i tuoi contenuti a coloro che sono in grado di amplificarli e dare loro la possibilità di farlo.

Scrivendo a un potenziale contatto e condividendo i tuoi contenuti, gli dai la possibilità di scegliere se linkarti o meno, ed è importante ricordarlo durante tutto il processo.

L'email outreach, come tattica di link building, può essere utilizzata insieme a tattiche come:

• Guest blogging
• Link building delle risorse
• Broken link building
• Digital PR 

È un'abilità che può potenziare i tuoi sforzi di link building e rafforzare la tua  strategia.

Consideriamo i vantaggi principali dell'uso dell'Email Outreach come un modo per creare link:

• I link guadagnati con l'Outreach sono totalmente redazionali, il che significa che non entrano in collisione con le linee guida per i webmaster di Google.
• È un ottimo modo per costruire proattivamente dei link da siti tematicamente rilevanti.
• Può essere incrementato fino ad aiutarti a colmare un gap di link con i tuoi concorrenti.
• Usando l'Outreach in modi diversi, puoi sviluppare strategie che ti aiutano a costruire link da un unico nuovo dominio su base continua. 
• È un modo efficace per ottenere una copertura di PR di alto livello a beneficio della brand awareness. 

Per la maggior parte dei SEO, non esiste un'altra tattica di link building paragonabile all'Email Outreach.

Capire perché le email vengono spesso ignorate

Prima di esaminare una guida alle migliori pratiche per l'invio di email di contatto che guadagnano link, diamo una rapida occhiata al motivo per cui queste vengono spesso ignorate.

Di solito questo accade per alcuni motivi che includono:

• L'invio a un potenziale contatto che non è stato targetizzato correttamente. Non è adatto al tuo contenuto e inviarglielo è una perdita di tempo.
• La tua email di outreach non comunica efficacemente il valore che il tuo contenuto potrebbe aggiungere ad un lettore o visitatore del sito Web.
• Non specifichi esattamente l'azione che vuoi che il destinatario compia.

Chiediti, prima di inviare un'email di outreach, cosa faresti se la ricevessi tu. Saresti spinto a linkare il contenuto?

Se la risposta è no, devi cercare di migliorare il tuo approccio.

Una guida pratica per l'invio di email a blogger e giornalisti

Abbiamo già detto che il successo nell'Outreach viene dall'avere un processo solido da seguire.

Un processo che ti aiuti a concentrare i tuoi sforzi sull'obiettivo finale che stai cercando di raggiungere, e che ti aiuti a costruire i link di cui hai bisogno per ottenere un vantaggio SEO competitivo.

Quindi, da dove si comincia?

Avere qualcosa che vale la pena condividere

Se vuoi guadagnare ottimi link con l'Outreach, devi avere qualcosa che valga la pena linkare.

Si sente spesso parlare di risorse linkabili. E, di default, spesso pensiamo che questo significhi contenuto del blog. Ma le migliori strategie di Outreach pensano fuori dagli schemi e non si limitano a fare ciò che fanno tutti gli altri.

In realtà, possono essere risorse linkabili:

• Persone
• Strumenti 
• Contenuti di un blog
• Video
• Contenuti interattivi
• Prodotti
• Informazioni

E molto altro.

Hai solo bisogno di avere qualcosa che valga la pena condividere; altrimenti, farai fatica a trovare e convincere le persone a linkare il tuo sito Web.

Ma oltre ad avere qualcosa che valga la pena condividere, devi assicurarti di avere qualcosa che valga la pena linkare, perché puoi avere l'idea o la presentazione migliore del mondo, ma se non c'è nulla da linkare, i tuoi sforzi porteranno solo a una menzione del brand.

Se stai condividendo suggerimenti e approfondimenti da uno dei membri esperti del tuo team, ad esempio, scrivi un post sul blog che può essere linkato.

E anche se a volte partiamo in quarta a produrre nuovi contenuti, la maggior parte delle aziende ha sempre già scritto qualcosa che merita di essere promosso e distribuito correttamente. Quindi trovalo e vedremo come farlo arrivare alle persone giuste.

Definire gli obiettivi

Devi fissare obiettivi per i tuoi sforzi di Outreach, in modo da poter misurare il successo del tuo approccio e continuare a migliorare i tuoi processi per ottenere risultati migliori.

Se non hai un obiettivo, come puoi determinare se le tue risorse sono state spese bene o meno? Ma l'errore che molti fanno è quello di usare il numero di link guadagnati come obiettivo autonomo.

Questo potrebbe essere "guadagnare link da 10 domini unici ogni mese".

C'è solo un problema con questa impostazione: non tiene conto della qualità dei link che guadagni e del fatto che non tutti i link passano lo stesso livello di autorità (puoi saperne di più sull'argomento nella nostra guida al  PageRank).

Definire gli obiettivi per i tuoi sforzi di Outreach dovrebbe essere qualcosa di più del semplice numero di link guadagnati.

Alcune opzioni concrete su cui concentrarti sono:

• L'autorità dei link (puoi utilizzare l' Authority Score per determinarla).
• La pertinenza tematica dei link.
• Se il dominio linka già un concorrente.
• Il traffico di riferimento che portano questi link.
• L'impatto che questi link hanno sulle tue posizioni di ricerca organica.

Pertanto, un esempio di un solido obiettivo di Email Outreach potrebbe essere "guadagnare link di qualità e tematicamente rilevanti che aumentano la visibilità organica e colmano un gap di link individuato".

Assicurati di fissare degli obiettivi in modo da poter misurare l'impatto e il successo dei tuoi sforzi.

Individuare le opportunità di Outreach

Se vuoi che la tua campagna di Outreach abbia successo, devi assicurarti di inviare la tua email a potenziali contatti che potrebbero essere interessati a ciò che hai da offrire ed essere disposti ad attuare.

Ci sono diversi modi per farlo, a seconda dell'obiettivo della tua campagna e delle tattiche specifiche che stai usando.

Analisi del Gap di Backlink

Uno dei modi più rapidi e semplici per creare un elenco di potenziali contatti rilevanti è scavare nel profilo di link di un tuo concorrente per capire chi sta linkando il suo sito ma non il tuo.

Puoi farlo con lo strumento Gap di Backlink.

Inserisci il tuo dominio e quelli dei tuoi concorrenti (puoi trovare altri siti Web da analizzare con Market Explorer) e selezionane uno dal menu a discesa che si apre accanto a "Prospetti per il dominio...". Ti verrà presentato un elenco di link che puntano al sito Web del tuo concorrente ma non al tuo.

Puoi usare questi siti come base per costruire il tuo elenco di contatti, basandoti su chi già linka i tuoi concorrenti.

Copertura di notizie recenti

Quando si tratta di sviluppare una solida strategia di link building, puoi davvero ottenere un vantaggio competitivo guadagnando link da domini che i tuoi concorrenti non hanno.

Per trovare questi potenziali contatti, devi andare a caccia di opportunità che loro non hanno trovato. Puoi farlo utilizzando Google News.

Basta inserire una parola chiave e filtrare i risultati per vedere quelli del mese scorso.

Puoi quindi aggiungere al tuo elenco di contatti testate e giornalisti che hanno recentemente trattato argomenti simili al tuo.

Operatori di ricerca di Google

Stai usando l'outreach per ottenere opportunità di guest post su un blog? Se è così, uno dei modi più efficaci per trovare su larga scala siti aperti ad altri autori è usare gli operatori di ricerca di Google.

Questi ti aiutano a raffinare la tua ricerca su Google e a trovare risultati più mirati e rilevanti. L'operatore più semplice che puoi usare è quello che ti permette di cercare nei titoli e negli URL le parole chiave rilevanti.

Questo è perfetto per coloro che cercano di trovare blog rilevanti che accettano contributi da ospiti.

Questo operatore di ricerca di Google cercherà i risultati relativi alla tua parola chiave, ovvero una pagina che sta cercando autori. Realizza la ricerca nel titolo della pagina o nell'URL.

Sostituisci "Keyword" con la tua parola chiave target e trova rapidamente opportunità pertinenti.

Usa il database di un media

Se disponi di un budget da investire, uno dei modi più semplici per trovare potenziali contatti rilevanti da raggiungere è utilizzare un database di media come Gorkana, Cision, Vuelio o  anewstip.

Si tratta di validi database di giornalisti e blogger che possono essere segmentati per località o argomento. Considerali come motori di ricerca per i contatti dei media.

Il tuo investimento mensile in una piattaforma come queste sarà di X euro al mese, a seconda di quale scegli di utilizzare.

Detto questo, possono farti risparmiare molto tempo nella ricerca di potenziali contatti, quindi assicurati che il tempo che risparmi valga il costo da sostenere.

Usa il Link Building Tool

Il  Link building tool di Semrush può aiutarti a trovare potenziali contatti in pochi minuti.

Inserendo solo pochi dettagli sulle parole chiave che ti interessano, lo strumento ti restituirà una vasta gamma di potenziali contatti a cui rivolgerti, risparmiando tempo e risorse.

Puoi anche usare lo strumento per gestire e monitorare i tuoi progressi - lo vedremo tra poco.

Trovare gli indirizzi email giusti

Se decidi di investire in un database di un media, questo ti aiuterà a ottenere l'indirizzo email giusto per i tuoi potenziali contatti.

Ma se non ne usi uno, quali sono le tue opzioni?

In primo luogo, prova a guardare la pagina dei contatti di un sito Web, la pagina "collabora con noi" o la pagina "scrivi per noi". Scoprirai spesso che questi includono dettagli di contatto o un modulo a cui puoi inviare le tue proposte, come questo esempio di Rolling Stone:

In secondo luogo, sugli articoli pubblicati sulle testate spesso è indicato nel profilo autore l'indirizzo email del giornalista, come avviene su Business Insider.

In caso contrario, ti consigliamo di provare Hunter.io.

Questo strumento che offre piani sia gratuiti che a pagamento "ti consente di trovare indirizzi email in pochi secondi e di entrare in contatto con le persone importanti per la tua attività".

Devi solo inserire il nome di dominio del sito Web di cui vuoi trovare i dettagli di contatto e ti verrà fornito il modello di indirizzo email più comune per le persone di quella testata.

Ciò può velocizzare notevolmente la ricerca di indirizzi email, oltre ad aiutarti a convalidare l'accuratezza di quelli trovati da siti di terze parti, piuttosto che sul sito Web di una testata.

L'importanza dell'oggetto dell'email

L'oggetto della tua email di contatto è ciò che invoglia il destinatario ad aprirla. Ma se nessuno apre le tue email, la tua presentazione sarà inutile: le persone che hai contattato non vedranno nemmeno il tuo contenuto e quindi non lo linkeranno.

L'oggetto di un'email è importante. Ma troppo spesso non si ragiona su cosa scrivere.

Ma inseriamo qualche numero in questa riflessione per vedere cosa significa migliorare l'oggetto della tua email.

Invii 200 email di contatto e ottieni un tasso di apertura di appena il 25% a causa di un oggetto scritto male. Sono 50 aperture.

Diciamo che un generoso 20% di quelli che hanno aperto la tua email poi clicca sul link per visualizzare i tuoi contenuti. Sono 10 clic.

Se il 20% dei 10 contatti linka i tuoi contenuti, hai ottenuto 2 link.

Ma se quel tasso di apertura fosse del 40% e tutto il resto rimanesse invariato, vedresti 80 aperture, 16 clic e 3 link guadagnati: migliore è il tasso di apertura, migliore è il ritorno.

Qual è un buon oggetto per un'email?

Secondo  HubSpot:

I migliori oggetti delle email sono creativi, avvincenti e informativi senza rivelare troppo. Un buon oggetto che suscita interesse fa la differenza tra un potenziale contatto che apre un'e-mail e uno che la ignora.

La riga dell'oggetto di un'email di contatto dovrebbe indurre il destinatario ad aprire l'email per saperne di più. È importante che ti concentri su titoli che attirino l'attenzione: emoji e numeri possono aiutare la tua email a distinguersi in una casella di posta piena di messaggi.

Scrivere un'email di Outreach coinvolgente

Una volta che l'email di contatto è stata aperta, è necessario che il suo contenuto sia coinvolgente e che convinca il destinatario ad agire.

Le email scritte male, che non suggeriscono alcun tipo di azione, sono uno dei motivi più comuni per cui l'attività di Outreach non ha successo.

E ha assolutamente senso. Dopotutto, siamo tutti a corto di tempo e le email vengono spesso scorse rapidamente. Per questo è importante che le email che invii facciano tre cose:

1. Indicare chiaramente ciò che stai proponendo, che si tratti di una storia, di un prodotto o anche di una sostituzione per un link interrotto. Mettilo subito in chiaro nell'email, in modo che non ci sia confusione su ciò che stai chiedendo.

Così facendo consenti al destinatario di prendere rapidamente una decisione sull'opportunità o meno di continuare a leggere, sapendo già quale può essere la richiesta.

2. Spiegare perché stai inviando un'email di contatto proprio a questa persona: tutti vogliono sentirsi scelti con cura e non semplicemente aggiunti a un elenco di invio di massa.

Giustificare il motivo per cui stai inviando l'email e perché ritieni che il destinatario sarà interessato a ciò che hai da proporgli, dimostra che hai fatto bene il tuo lavoro.

3. Specificare l'azione che vuoi che la persona intraprenda senza aspettare che la indovini da solo. Se vuoi che linki i tuoi contenuti in un articolo che sta scrivendo, dillo. Allo stesso modo, se vuoi che una menzione del brand si trasformi in un link, sii chiaro.

Questo è molto più efficace che lasciare che qualcuno indovini cosa vuoi che faccia.

Ma la buona notizia è che puoi spesso modellare alcune delle tue email di outreach, almeno in una certa misura, per velocizzare l'invio. Troverai una serie di ottimi esempi nella nostra guida  7 template di email fredde per aumentare il tuo raggio d'azione.

Gestire e monitorare i progressi dell'attività di Email Outreach

Anche se non c'è niente di sbagliato nell'inviare tutte le tue email di contatto direttamente dal tuo client di posta, ciò può complicare il tracciamento dei progressi di ogni presentazione.

E credici quando ti diciamo che monitorare lo stato di ogni email che invii è davvero importante. Devi sapere cosa funziona e cosa no. E perché ciò sia possibile, hai bisogno di dati sulla percentuale di successo delle tue email.

Puoi usare il Link building tool di SEMrush per gestire e monitorare i tuoi progressi di Outreach.

E una volta aggiunti i potenziali contatti all'elenco "In corso", li vedrai nella scheda "Pronto per essere contattato" all'interno dello strumento.

Da qui, una volta connesso il tuo account email, puoi utilizzare lo strumento per inviare email di contatto e monitorare i loro progressi. L'intero processo diventa davvero facile da tenere sotto controllo, anche per analizzare i tuoi risultati.

Ma la bellezza di questo strumento è la flessibilità che hai sulle tue email.

Hai il pieno controllo sugli invii, puoi trascinare e rilasciare i segnaposto dello strumento, puoi impostare l'oggetto delle tue email e personalizzarle in ogni loro punto.

Puoi anche contrassegnare i potenziali contatti a cui hai inviato email manualmente.

Una volta inviate le tue email, scoprirai che i domini vengono visualizzati nella scheda "Monitoraggio", che puoi utilizzare per tenerti aggiornato sulla situazione con ciascun potenziale contatto, se ti ha già linkato o se ha bisogno di un follow-up.

Fare follow-up sulle email di Outreach

Ultimo ma non meno importante, devi assicurarti di dare seguito alle email di contatto che hai inviato se non hai ricevuto alcuna risposta.

Le caselle di posta sono luoghi affollati in cui spesso le email si perdono.

Il fatto che qualcuno non abbia risposto alla tua email o non abbia linkato il tuo sito dalla tua prima email non significa che non sia interessato. Potrebbe semplicemente non aver visto la tua email, non aver avuto la possibilità di fare ciò che chiedevi o semplicemente si è distratto.

Per questi motivi, ti consigliamo di fare un follow-up almeno una volta (ma mai più di due volte) sulle tue email dopo circa 3 giorni dal tuo primo invio.

Puoi farlo con lo strumento di link building che hai usato per inviare le tue email, in modo da tenere tutto in un unico posto. Per capire l'opinione del settore su questo punto, dai un'occhiata a questo thread su Twitter.

Ma pensa attentamente a come fare follow-up.

La nostra raccomandazione è di farlo nello stesso thread di posta, 3 giorni dopo. Considera infatti che i giornalisti condividono spesso su Twitter esempi di marketer che li bombardano con richieste di contatto.

Inoltre, non è necessario inviare nuovamente una presentazione completa.

Sarà sufficiente una semplice nota, richiamando l'email di contatto già inviata.

L'Email outreach è forse la tattica più efficace che puoi utilizzare per guadagnare link di qualità da siti Web pertinenti e ottenere un vantaggio SEO competitivo.

Devi disporre di un processo solido, facile da seguire e da scalare. Non cercare scorciatoie, perché finiresti solo per sacrificare la qualità, rendendo vani i tuoi sforzi.

Dedica del tempo a quest'attività, concentrati davvero sull'aggiunta di valore e i risultati arriveranno.