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Raffaella Sansoni

Come si pianifica una newsletter

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Raffaella Sansoni
Come si pianifica una newsletter

L'invio di una newsletter è ad oggi una delle strategie più utilizzate per acquisire nuovi lead. In media, porta un incremento dei contatti di oltre il 100%, vale a dire 4 volte superiore rispetto ad altri tipi di strategie di marketing.

Ma, inserita in un piano strategico di marketing, la gestione di una newsletter può rapidamente assorbire tutte le energie dell’addetto ai lavori, se non si presta attenzione. Questo perché creare, implementare e monitorare una newsletter richiede molto lavoro. Infatti, oltre il 68% dei brand che la utilizzano impiega un'intera settimana a creare un'unica email.

D’altronde non essere costanti e cominciare a diradare l’invio della newsletter settimanale (o quindicinale/mensile) può avere un effetto controproducente sui lettori. Se gli aggiornamenti sono carenti, se le persone non si sentiranno soddisfatte, presto si cancelleranno dall’iscrizione conquistata con tanta fatica.

Newsletter: l'importanza di pianificare il tuo programma

Detto questo, ecco dieci consigli per creare una pianificazione di newsletter in grado di farti risparmiare tempo ma allo stesso tempo di apportare importanti risultati.

1. Mantieni il controllo sulla casella di posta

Si stima che in media trascorriamo circa 6 ore al giorno sulle e-mail, tra messaggi di lavoro e personali. Gli esperti di marketing ancora di più, perché questo fa parte delle loro mansioni.  Maggiori info Gestione del tempo: gli errori che accorciano le tue giornate. Li commetti anche tu? Post Alessandro Mazzù

Questo significa dedicare una quantità significativa di tempo a questa attività, durante la giornata lavorativa. E la produttività generale ne risente.

Per rimanere efficiente bisogna limitare la frequenza e la quantità di tempo che dedichi a creare le e-mail. Per questo motivo hai bisogno di un software che ti aiuti a gestirle e a mantenere il controllo sulla casella di posta elettronica.

2. Crea un calendario delle tue newsletter

Avere un calendario da visualizzare per la pianificazione delle newsletter è indispensabile, in quanto consente di tenere traccia di ogni dettaglio nel tempo.

Per organizzare il calendario puoi condividere, con il team di Marketing, uno Sheet di Google Drive e lavorare tutti sulla stessa pagina. Se invece la tua strategia di newsletter è un po’ più strutturata o lavori con un team in remoto, è preferibile utilizzare tool come Asana, Paymo, Trello o Marketing Calendar di SEMrush, per gestire le e-mail.

Esempio di calendario per gestire l'invio di newsletter

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3. Utilizza i template per le e-mail

I template per le e-mail sono i migliori amici di un e-mail marketer. Si tratta di schemi già pronti, da inserire all’interno della newsletter.

GetResponse o HubSpot, ad esempio, propongono una vasta gamma di modelli di e-mail, progettati per uso professionale e da utilizzare nei vari invii delle tue notizie e aggiornamenti ai tuoi abbonati.

Esempi di template per newsletter

4. Crea E-mail brevi ma accattivanti

Il tuo pubblico in target è impegnato. Quindi, hai solo pochi secondi per attirare la sua attenzione e convincerlo ad aprire l’e-mail per leggerla. Selezionare l'argomento da trattare e creare un contenuto diretto manterrà alto il livello di attenzione, così da invogliare i lettori a cliccare sul link per visitare, ad esempio, il tuo sito web. Riserva un’attenzione particolare a cosa scrivere nell’oggetto della e-mail e infine suddividi il testo in brevi paragrafi, per ottimizzare l’e-mail anche per il mobile.

esempio di newsletter

5. Cura i contenuti della newsletter

Gran parte del tempo speso per una newsletter è dedicato alla creazione di contenuti di qualità ma è difficile trovare di volta in volta contenuti originali da condividere con gli iscritti.

Creare una newsletter curata con gli ultimi trend e novità della tua nicchia regala valore agli iscritti. Seleziona con cura gli argomenti.

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Puoi inserire in una newsletter:

  • articoli pubblicati nel blog

  • selezione di risorse e tool online

  • e-book

  • presentazioni in slide

  • video

  • link a webinar

  • case study

  • annunci commerciali

BuzzSumo, ad esempio, seleziona gli articoli del blog a più alta perfomance. Sarà sufficiente poi scrivere brevi righe introduttive per inserire i post scelti nella newsletter.

Uso di BuzzSumo per selezionare gli argomenti da inserire in una newsletter

6. Inserisci elementi che intrattengono e invitano all'azione

La newsletter non è solo testo. Le immagini rivestono un ruolo cruciale nella comunicazione e vanno contestualizzate (attenzione però a non abusarne!).

L’altro elemento fondamentale da inserire all’interno di una newsletter è la call-to-action (CTA), che invita l'utente a compiere una determinata azione.

Ma soprattutto una newsletter deve avere una forte identità, per avere successo. Questo significa specificare in modo inequivocabile il mittente e inserire una firma riconoscibile alla fine del messaggio.

Newsletter: l'importanza di specificare il mittente

7. Scegli il giusto tono di voce

Il tone of voice è ciò che ci fa prediligere un blog rispetto ad un altro, a parità di argomento. Ciò che rende più simpatico un brand in confronto a un suo diretto concorrente o più in linea con il nostro carattere.

Maggiori info Come trovare il tone of voice giusto per un'azienda Post Piero Babudro

Per chi crea una newsletter scegliere il linguaggio da utilizzare con i propri lettori significa:

  • caratterizzare l’azienda e conferirle personalità

  • essere coerente e far sentire “a casa” il potenziale cliente (che proviene dal blog aziendale o da una pagina social)

La newsletter in particolare è una comunicazione di tipo informale, deve risultare leggera e piacevole da leggere. Ovviamente se la personalità del tuo brand te lo permette puoi rivolgerti con il tu al destinatario della e-mail, salutarlo e informarlo delle ultime news, come si farebbe con un amico incontrato al bar.

8. Segmenta le tue e-mail

I responsabili della gestione delle newsletter che dedicano una parte del loro tempo a segmentare le proprie liste di contatti riscontrano:

  • un aumento dei tassi di apertura (Open Rate)

  • una riduzione dei tassi di opt-out e di annullamento dell'iscrizione

  • una crescita dei lead e del ROI della newsletter

Il motivo è che, segmentando la tua lista di contatti e-mail, puoi creare un contenuto più efficace e personalizzato per soddisfare le diverse esigenze dei tuoi abbonati.

L’importante è non esagerare. Avere troppi segmenti sarebbe controproducente. Invece di risparmiare tempo nella realizzazione della newsletter, si finirebbe per passare più tempo del dovuto nel cercare di dare ad ogni segmento l'attenzione che merita.

segmentazione dei contatti per l'invio di una newsletter

9. Considera l'Outsourcing

Questa possibilità rappresenta un enorme risparmio di tempo. Soprattutto se sei l'unica persona che si occupa del marketing aziendale. Delegare questi compiti specifici a liberi professionisti o agenzie che ne hanno le capacità ti consente di risparmiare tempo prezioso e altre risorse.

10. Scegli la piattaforma email giusta

Ho deciso di lasciare per ultimo questo consiglio perché è decisivo. Non importa quanto bene lavori sui primi nove: se utilizzi una piattaforma di posta elettronica di scarsa qualità, questo non ti aiuterà a gestire in maniera produttiva la tua newsletter.

Quando scegli una piattaforma da utilizzare per la tua strategia di email marketing, tieni a mente questi tre aspetti:

  • Capacità di integrarsi con il tuo CRM

L'aggiornamento manuale dell'elenco e-mail richiede molto tempo. Devi assicurarti che il provider di posta elettronica che hai scelto raccolga i dati dal tuo CRM per includerli nella lista di e-mail.

  • Mobile-friendly

È l’era dello smartphone. I template scelti per le e-mail devono essere responsive e progettati in modo che sia facile leggere il contenuto del messaggio e cliccare sui link, indipendentemente dal dispositivo utilizzato dai lettori.

  • Scalabilità delle funzionalità

La tua piattaforma di posta elettronica dovrebbe fornire funzionalità crescenti per aiutarti a gestire la newsletter in modo efficiente, man mano che la tua lista di contatti si arricchisce.

Riassumendo: il modo migliore di pianificare una newsletter

La newsletter è uno strumento efficace per raggiungere i tuoi obiettivi di marketing online. La mole di lavoro da svolgere e gestire è tanta ma proprio per questo non si dovrebbe mai arrivare al punto di non avere più tempo da dedicare ad altre attività o responsabilità che il ruolo di marketer impone.

Ognuno di questi consigli ti aiuta a liberare un po’ del tempo che ora spendi per pianificare la tua newsletter e per rendere più produttivi i tuoi invii. Combinarli con attenzione e scrupolosità aumenterà la tua produttività già a partire dal tuo prossimo invio.

Metti in pratica questi 10 consigli e poi fammi sapere come è andata!

Aspetto i tuoi commenti qui sotto, sono certa che implementare questi suggerimenti renderà i tuoi investimenti nell'email marketing ancora più redditizi.

Raffaella Sansoni
Superstar

Sa tutto... o quasi.

Laureata in Psicologia dei Processi Sociali, Decisionali e dei Comportamenti Economici all’Università degli Studi di Milano-Bicocca, tra le diverse esperienze professionali è stata SEM & Campaign Specialist presso Google Operation – Covisian. Ama mangiare e cucinare, leggere libri fantasy, guardare serie tv e bere tè.
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