it
English Español Deutsch Français Italiano Português (Brasil) Русский 中文 日本語
Invia il post
Torna ai giochi

Come gestire più clienti contemporaneamente senza impazzire

64
Wow-Score
Il Wow-Score mostra il livello di interazione del posto di un blog. Si calcola sulla correlazione tra il tempo di lettura attivo degli utenti, la loro velocità di scrolling e la lunghezza dell'articolo.

Come gestire più clienti contemporaneamente senza impazzire

Francesco Ambrosino
Come gestire più clienti contemporaneamente senza impazzire

Un metodo pratico in 8 punti per rispettare sempre tutte le scadenze

Essere freelance vuol dire saper gestire più clienti contemporaneamente, cercando di rispettare tutte le task ed evitare di chiudersi in bagno a piangere rannicchiati in posizione fetale. Non ti mentirò, non è facile, e spesso diventa insostenibile, al punto da farti desiderare un bell'impiego nell’ufficio catasto del tuo paesino di provincia, ma non disperare, perché si può fare. 

In questo articolo intendo illustrarti il mio metodo, che non è né perfetto né miracoloso, ma funziona, perché mi consente di prendermi anche delle pause ogni tanto e di programmare il lavoro con anticipo in vista di trasferte. 

Quindi, niente strategie DEFINITIVE!!!11!!! né tecniche del pomodoro o altri ortaggi a tua scelta, solo qualche semplice consiglio per organizzare le tue giornate e gestire più clienti

Sei pronto? Seguimi. 

#1: Segui una scala di coefficiente di difficoltà crescente

Non sono un mattiniero, carburo lentamente, e riesco ad essere realmente capace di attivare sinapsi solo in tarda mattinata, e questo mi ha sempre creato disagio, sia da studente che da lavoratore. 

Con il passare degli anni, però, ho capito che forzarmi nelle prime ore del mattino a svolgere compiti complessi era controproducente, perché finivo col lavorare male o in modo mediocre, che per me è la stessa cosa. 

Così, ho deciso di organizzare la mia giornata in due blocchi, durante i quali svolgere la varie mansioni con un coefficiente di difficoltà crescente, partendo dal più semplice per arrivare al più complesso. 

La mattina, quindi, tendo a occuparmi di task operative, come la lettura delle email, la programmazione dei contenuti sui canali social dei clienti che gestisco, la scrittura dei copy per i post social, tutte cose che riesco a gestire anche con un occhio chiuso. In tarda mattinata, possibilmente dopo un caffè, dedico un paio di ore alla pianificazione e alla scrittura di contenuti testuali per i blog che gestisco, che richiedono anche uno sforzo mentale e creativo non indifferente. 

Dopo pranzo, replico il modello della mattina, con le task più operative prima e quelle più complesse dopo. 

Ti assicuro che funziona, perché riesco a distribuire il lavoro durante la giornata, senza però costringere il mio corpo e il mio cervello a fare più del dovuto.

#2: Imposta delle priorità

La tua to do list non contiene azioni della medesima importanza, è un dato di fatto, ci sono cose che puoi tranquillamente rimandare al giorno successivo e altre che, invece, non possono proprio aspettare. Per gestire correttamente più clienti, e di conseguenza più lavoro, non puoi non darti delle priorità, altrimenti finirai con l’annaspare, in una costante rincorsa contro il tempo. 

Io seguo un sistema di priorità molto semplice, acquisito per osmosi da mio padre, che chiamo “questo adesso non è importante”.

Quando lavoravo con mio padre ci scontravamo spesso a causa di questo suo atteggiamento, semplicemente perché avevamo due visioni diverse di ciò che era importante e ciò che non lo era. Con il tempo, però, ho imparato che questo sistema mi aiutava a evitare di ingolfare la mia giornata lavorativa, costringendomi a lavorare di notte senza sosta. 

La mattina controllo ciò che devo fare, e inserisco nella mia to do list solo ciò che so per certo non possa essere rimandato, perché ho una consegna oppure una urgenza specifica. Ti posso assicurare che quasi il 50% della tua lista finirà nella casellina del “questo non è importante”, consentendoti di lavorare con serenità, gestendo meglio il tempo a tua disposizione, e evitando di fare le ore piccole. 

#3. Riduci al minimo distrazioni e perdite di tempo

In questo momento, mentre scrivo il post, ho chiuso tutte le schede del browser, avviato Spotify (scegli bene la musica da ascoltare) e completato tutte le task della giornata, per potermi concentrare solo su questo e basta. 

Le distrazioni sono dietro l’angolo, soprattutto quando lavori da casa, ma devi ridurle al minimo, altrimenti è la fine. 

Onestamente non credo alle varie tecniche del pomodoro e all’utilizzo di cronometri, perché non puoi imporre un tempo preciso per svolgere un compito. Ti faccio un esempio pratico, basato ovviamente sulla mia esperienza personale. Io sono un blogger e un copywriter, scrivo numerosi articoli a settimana per me e per i miei clienti, ma alla domanda “quanto impieghi a scrivere un articolo?” la mia risposta è sempre “dipende”. Ci sono articoli che scrivo in venti minuti, e altri che richiedono ore di studio delle fonti e di preparazione, oltre che di scrittura e di editing. 
 
Non potrei mai impostare un timer a 60 minuti e impormi di completare l’articolo in quel tempo lì, perché potrei metterci ⅓ del tempo, così come potrei aver bisogno di due giorni. 
 
L’unico modo che ho per evitare di impiegare più del dovuto a svolgere un compito è quello di ridurre al minimo le distrazioni e le perdite di tempo, anche se confesso che, ogni tanto, ho bisogno di staccare un attimo da quello che sto facendo, perché paradossalmente mi aiuta a concentrarmi. 

Lo so, sono strano. 

#4. Sostituisci le telefonate con le email

Non ci posso fare niente, quando un cliente o potenziale tale mi chiede di sentirci telefonicamente, dentro di me sento un dolore profondo, come una colica renale, e soffro come un cane. Sì, perché quello che ci si dice a telefono in 10 minuti potrebbe essere condensato in una email di 10 righe, lasciando, tra l’altro, una traccia scritta di ciò che si è detti, che non si sa mai. 

Le telefonate fanno perdere tempo prezioso, che potresti impiegare a depennare gli elementi segnati sulla tua lista delle cose da fare. 

Preferisco di gran lunga le email, che posso leggere in ogni momento anche in mobilità, mentre non sempre ho la possibilità di parlare a telefono. Inoltre, le email restano, e ti consentono di andarle a rileggere ogni volta che ne avrai bisogno, ottimizzando i tempi di organizzazione del lavoro. 
 
Se hai un cliente affetto dalla sindrome “una telefonata allunga la vita”, impegnati per fargli cambiare abitudini, perché è davvero una perdita di tempo e un limite invalidante.

#5. Instant Messaging per le comunicazioni veloci

Se le telefonate sono il male, i messaggi WhatsApp non sono proprio il paradiso, ma sicuramente ti portano via meno tempo e, soprattutto, restano. 

Educa il tuo cliente che anche tu hai diritto ad una vita sociale e privata.

Quindi spiegagli che i messaggi alle 2.37 del mattino magari non sono proprio rispettosi, perché non sei un cardiochirurgo e lui non è in fin di vita (e se anche lo fosse, non sarà un post su Facebook a salvarlo). 

Io preferisco Telegram, perché mi consente di sfruttare una serie di funzioni aggiuntive grazie ai bot, ma anche Messenger e WhatsApp possono tornare utili, a patto che si utilizzino solo per comunicazioni lampo e non per stare lì a scrivere per ore. 

#6. W il cloud

Io amo il cloud, in particolare Google Drive, perché da quando lo uso e faccio usare ai miei clienti e collaboratori la mia vita professionale è migliorata sensibilmente. Niente più scambi di email infinite, con allegati che poi si perdono e risposte del tipo “non sono al mio pc, non posso consultare quel documento ora”.
 
Grazie a un servizio come Google Drive, e a tutti i tool presenti nella suite di strumenti di produttività, come Google Docs, Presentation, Forms, Sheet e così via, puoi davvero ottimizzare il tuo lavoro e risparmiare tempo prezioso. 

Crea una cartella per ogni progetto e cliente che segui, condividila con i referenti in azienda e con i collaboratori che hai coinvolto, e obbliga tutti a utilizzare solo ed esclusivamente questo tool per inviare documenti e file vari. 

Puoi accedervi ovunque ti trovi, hai solo bisogno di una connessione ad internet e del tuo account Google, oppure direttamente dal tuo dispositivo mobile grazie alle comodissime app.

#7. Crea un gruppo di lavoro su Facebook

Non è vero che Facebook è il luogo deputato al cazzeggio e allo svago, può essere utilizzato anche per scopi professionali in modo molto performante. 

Io, ad esempio, creo un gruppo Facebook per gestire clienti e progetti, inserendovi tutti quelli che sono coinvolti. 

In questo modo, tutte le comunicazioni e le informazioni possono passare attraverso un’unica piattaforma, che ha anche una facilità di utilizzo alla portata di tutti, anche del cliente meno propenso alla tecnologia e al digitale. 

Perché, in fin dei conti, Facebook lo usano tutti, dal social media manager alla casalinga di Voghera.

#8. Non promettere ciò che non puoi garantire

Questo consiglio avrei dovuto menzionarlo subito, perché in realtà dovrebbe essere alla base della vita in generale, privata o lavorativa poco importa. Per quanto tu possa essere organizzato nella gestione del tempo e dei clienti, nulla potrai fare se prometti consegne che sai già di non poter rispettare, se ti vendi per competenze che non hai, se garantisci risultati che non puoi raggiungere in quel lasso di tempo previsto (o mai). Insomma, se prendi in giro il tuo cliente, si concretizza la parabola dell’ortolano. 

Chiaro?

Non siamo il lavoro che facciamo

Se hai avuto la pazienza di leggere tutto l’articolo, ti sarai reso conto che si tratta di consigli di buon senso, basati sulla mia esperienza diretta, ma ti posso assicurare che funzionano, perché ho commesso l’errore di sovraccaricarmi di lavoro fino al punto che non facevo altro che lavorare tutto il giorno, notte compresa, prima di imparare a gestirmi meglio. 

Il lavoro dovrebbe servire a garantire il tempo libero, non a occupare ogni istante della tua vita. 

Perché ci sta fare gli straordinari ogni tanto, ma trasformare lo straordinario in ordinario no. Quello non va bene affatto. 

Quali sono le tue regole di lavoro per gestire più progetti contemporaneamente?

Riesci sempre a rispettare tutte le scadenze? Raccontami anche la tua esperienza!

Francesco Ambrosino
Pro

Fa ottime domande e dà risposte brillanti.

32 anni, Laureato in Scienze della Comunicazione, mi occupo di Content Marketing, Social Media, Copywriting e Blogging.

Sono burbero, sbuffo spesso e ho già le rughe. Amo il cinema, le serie tv americane, la musica, i libri. Mi nutro di parole, pop corn ed emozioni forti. Mi commuovo spesso, e non me ne vergogno affatto. Le cuffie dell'iPhone sono il mio scudo contro le chiacchiere inutili.

Non parlo di cose che non conosco, quindi parlo poco. Se posso, scrivo. Per lavoro, coso il coso.
Condividi il post
o

Commenti

2000
Antonio Bianco
Nuovo arrivato

Si è appena iscritto o è troppo timido per dire qualcosa.

Mi creo un team, collaboriamo e delego. Insegno a fare lo stesso a tutti i membri. Ognuno porta a casa un risultato proporzionale alla grandezza del proprio team.

Invia un feedback

Your feedback must contain at least 3 words (10 characters).

Useremo questa email solo per rispondere al tuo feedback. Informativa sulla privacy

Thank you for your feedback!